מערכת עמית הינה מערכת דיגיטלית אינטגרטיבית המשלבת ניהול מטה, שיבוץ מערכת שעות וניהול פדגוגי, תוך הסתכלות כלכלית והסקת מסקנות מערכתית ונגישות לשיפור וייעול תהליכים בכל תחומי ניהול החינוך.
הנהלה ומזכירות - בניית משרות, שיבוץ מערכת, הנפקת תעודות, מערכת מחולל דוחות נוחה, פשוטה וכוללת ועוד.
מורים - ניהול תהליך השמת המשרות השנתי, צפייה במערכת שעות, הזנת ציונים ודיווחים מהכיתה, הנפקת תעודות, למידה מרחוק, תקשרות עם התלמידים ועוד.
תלמידים והורים - צפייה ותקשורת עם המורים, למידה מרחוק, ניהול וניתוח רב שנתי של מידע על התלמיד, הצהרות בריאות, ניהול מסמכים לחתימות ועוד.
יגאל גז, מנהל בית ספר בדימוס ואיש כלכלה, מחליט בשלהי 2011 לפתח תוכנה שתעזור למנהלי בתי הספר בישראל בחלק הכלכלי של תפקידם.
במסע זה הוא פוגש בעירן דנן, מרצה בחוג למדעי המחשב ובעל בית תוכנה קטן בצפון, והשניים יוצאים לדרך פיתוח עמית, תוכנה אינטגרטיבית אחת הכוללת תחת אמתחתה את כל מה שבית ספר צריך.
סל השעות
בתי ספר יסודיים - על פי השתייכות ביה"ס לרשות מוניציפאלית וחתך סוציואקונומי של בית הספר, נקבע מספר התלמידים המזכה כיתה בתקצוב שעות מלא. תכנית המתנ"ה של משרד החינוך מגדירה את מקצועות הלימוד ומספר שעות ההוראה לכל כיתה מלאה, את שעות הניהול, יעוץ, ריכוז חברתי ותפקידים לכל כיתה ובסך הכל מתקבל מספר שעות המגיע לכיתה תקנית מלאה. ככל שהכיתה הינה כיתה תקנית ומאושרת וככל שבכיתה לומדים מספר תלמידים הקטן מכיתה מלאה יתקבלו שעות לכיתה על פי טבלה יורדת.
בתי ספר על יסודיים - שלא כמו בבתי הספר היסודיים או חטיבות הביניים, סל השעות המגיע לבית הספר מורכב מ"סל שעות תקן" ו"סל שעות מעל לתקן". שעות התקן מתקבלות על ידי חיבור השעות המגיעות לפי תלמיד. תלמיד מתוקצב ב"שעות" על פי: השתייכותו למסלול לימודים (חינוך רגיל/מיוחד), השתייכותו לסוג כיתה (רגילה, ל"ב עיוני, טו"ב, ל"ב טכנולוגי וכו'), הרכב לימודים (מסלול עיוני או טכנולוגי ממוין לפי סוג המגמה הטכנולוגית). כמו כן להגדרת בית הספר כ"מגיש לבגרות", הגדרת מגזר החינוך וכו יש השפעה על קביעת סל השעות. סל השעות מעל לתקן הינו אוסף השעות המגיע לבית הספר בגין השתייכותו לתכניות מוכרות של משה"ח (בתי ספר קהילתיים, אקדמיה בתיכון וכו'), הוראה מאושרת על ידי ועדת ההקצבות למקצועות הרחבה (כגון שפה שניה, אידיש, ג"ג וכו..), שעות המגיעות לפי גודל בית הספר (כגון מילוי מקום, שעות לריכוז חברתי, שעות לריכוז מקצוע ותפקידים ב"עוז לתמורה" וכו').
דוחות מיתר
בכל חודש מעבירה המדינה את הכספים המגיעים בגין בית הספר לרשות החינוך (רשות מוניציפאלית/רשות חינוך) ואת ההסבר המפורט בגין התקבולים מפרטת המדינה בדוחות מית"ר הזמינים באתר משה"ח. הרשות מתקצבת באופן ישיר את בית הספר ובדרך כלל בהלימה לכספים שהתקבלו מן המדינה. דוחות אלו מאפשרים לבדוק את המגיע ואת שהתקבל לרשות. מידע זה הינו חיוני למנהל בית הספר בשיח עם הרשות (בד"כ גזבר הרשות..) לשם בקרה, מעקב ובקשות מושכלות מן הרשות.. בתיכוניים, ניתוח דוחות מית"ר, הינו תהליך נדרש שכן לעיתים קרובות עולים פערים בין אופן רישום הנתונים במצבת התלמידים, לבין המתרחש בכיתות וכסף המגיע לבית הספר אינו מתקבל.
תקני משרות (רמת שירות)
רשות החינוך/הרשות המוניציפאלית נדרשת להעמיד לטובת בית הספר עובדים אשר מועסקים בתפקידים שונים, שאינם הוראה (ספרן/ית, לבורנט/ית, אנשי מחשוב ועוד..) לשם טיפול מיטבי בתלמידי בית הספר. מס שעות העבודה השבועי הנדרש לכל תפקיד, נקבע לפי מספר כיתות התקן (יסודיים וחטיבות ביניים) ולפי מספר כיתות התקן העיוניות, מספר כיתות התקן הטכנולוגיות ואחוז המורים המשויכים לרפורמת "עוז לתמורה" (תיכוניים). אי עמידה באיוש התפקידים במלואם תוביל לענישה בדמות של פגיעה בתקציבי בית הספר.
פרופיל בית הספר
לאחר שנקבע "סל השעות" הבית ספרי, נדרשת המדינה להעביר את הכספים המגיעים לבית הספר בגין שעות אלו, לידי הרשות החינוכית/מוציפיאלית, כדי שזו תוכל לממן את שכר המורים וכו'. לכל בית ספר נקבע "שווי שעה" בשקלים, המשקף בממוצע את עלות שעת ההוראה, לפי תרומת כל מורה (תואר אקדמי, וותק גמולי השתלמות וכו') והקף משרתו (אחוז העסקה). לחישוב הפרופיל יש השפעה עצומה על תקצוב בית הספר! לכל דרגת וותק (פרופיל בית ספרי) שווי שעה משלו. לעיתים ביה"ס נמצא בתחתית המנעד של דרגה (ומסתכן ב"ירידת פרופיל") או קרוב לחלק העליון של דרגת הוותק (אך מפסיד השתייכות לדרגה הבאה).
מערכת שוה"ם
טרם פתיחת שנת הלימודים משבצת הנהלת בית הספר את משרות המורים. בבתי ספר שש-שנתיים, לעיתים משובצות שעות הוראה בחטיבת הביניים במשרתו של מורה בעלות (מורי החטיבה העליונה) וכן לעיתים משובצות שעות הוראה בחטיבה העליונה במשרתו של מורה משרד החינוך (מורי חטיבת הביניים). למעשה, עבור מורים אלו מתבצעת בפועל פעולה הנקראת "איחוד משכורות". כאשר איחוד המשכורות נעשה במדינה, המדינה מנפיקה את תלוש השכר למורה וגובה את העלות בגין שכר המורה בחטיבה העליונה מן הרשות (דו"ח מית"ר, קוד נושא 40), ואילו כאשר איחוד המשכורות נעשה בבעלות, הבעלות מנפיקה את תלוש השכר למורה (ובכך "מממנת" את ההוראה בחטיבת הביניים במקום המדינה) ואמורה לקבל החזר בגין עלות זו (דו"ח מית"ר, קוד נושא 15). לשם קבלת ההחזר, נדרשת הבעלות להזין דו"ח שוה"ם (המפרט את פרטי המורים הנמצאים באיחוד משכורות) אך רק בגין אלו הזכאים להחזר, תשלם המדינה בדו"ח המית"ר. לכן על הרשות לוודא כי מתקיים בבית הספר שיבוץ "ראוי" (כזה המאפשר קבלת התשלום). המדינה תשלם רק עבור שעות מתוך תקן השעות המופיע ב"תקן-נט" ורק בגין מורים בעלי השכלה מתאימה וקבועים במשרתם ובעלי הקף הוראה מתאים.
אגרת חינוך
בכל שנה מאשרת ועדת החינוך בכנסת ישראל את אגרת החינוך המותרת לגבייה. במקרים רבים מאשר הפיקוח לגבות בגין סעיפים מיוחדים אשר אינם כלולים באגרת החינוך (כדוגמת היסעים מיוחדים, תשלומי תל"ן משתנים ועוד..).
